출장 의사록(회의록) 공증
의사록 공증의 개념
의사록 공증은 주주총회나 이사회에서 이루어진 결의사항을 공증인을 통해 법적으로 증명하는 절차로, 이는 회사의 중요한 의사결정(예: 이사 선임, 정관 변경, 자본금 변동 등)이 적법하게 이루어졌음을 증명하는 데 목적이 있습니다.
공증을 받은 의사록은 법적 효력을 가지며, 법인등기 시 신청서류에 첨부되고 분쟁 발생 시 공식적인 증거로 사용될 수 있습니다.
의사록 공증은 대부분의 매년 열리는 정기 주주총회 및 임시 주주총회에서 공증변호사의 출장공증(참석인증 공증) 방식으로 진행합니다.
공증인의 역할과 공증의 의미
- 회의 결의의 절차 확인 및 진정성립 추정성 획득
- 결의 내용의 법령위반 혹은 무효 여부 심사
- 법인 등기에 필요자료로 첨부
- 임원 또는 주주간 분쟁 예방 및 회의의 법적 효력 강화
- 회사 신뢰도 향상에 기여
의사록을 인증하는 경우에 공증인은 의사록에 기재된 내용(총회 등의 결의의 절차 및 내용)이 진실에 부합하는지를 확인합니다. 확인방법은 공증인이 해당 법인의 의결장소에 참석하여 확인하는 방법(참석인증)과 해당 의결을 한 사람들 중에서 그 의결에 필요한 정족수 이상의 자의 진술을 들어서 확인하는 방법(청문인증)에 한정되어 있습니다.
또한, 의사록 인증의 경우에 공증인은 결의 내용의 법령 위반 여부, 무효 여부도 심사합니다. 의사록을 인증 받으면 의사록의 진정성립이 증명되고, 의사록 기재 내용의 진실성까지 증명되므로 후일 분쟁이 있는 경우 의사록의 존재와 내용을 증명할 수도 있습니다.
그리고, 법인 등기에 의하여 공시되는 정보의 정확성을 보장하고 그 결과 거래의 안전을 도모할 수 있습니다. 등기공무원이 형식적 심사권 밖에 없는 우리 실정에서는 공증의 중요성이 크다고 하겠습니다.
필요서류
의사록을 인증하는 경우 공증인은 의사록을 2통 제출받아 인증서를 2통 작성한 후, 한 통은 공증인이 보존하고 다른 한 통은 촉탁인이나 대리인에게 돌려줍니다. 촉탁인, 그 승계인, 증서의 취지에 관하여 법률상 이해관계가 있음을 증명한 사람은 공증인에게 의사록 인증서 및 부속서류의 열람이나 등본의 교부를 신청할 수 있습니다.
- 주주총회의사록 정본 2부
- 주주와 의사록 기명 날인자 전원의 인감증명서 각 1부
- 법인 인감증명서 1부
- 위임장
- 진술서
- 주주명부
- 법인등기사항 전부증명서
- 정관
- 대리인 신분증 및 도장
- 소집통지서
- 확인서
출장공증(참석인증)의 장점
공증인 또는 공증인가 법무법인의 구성변호사만이 가능한 공증(인증)방법으로, 참석인증이 필요한 경우는 다음과 같습니다.
- 다수의 주주나 회원이 있는 경우 준비 및 확인하는 번거로움 해결
- 변호사 또는 공증인의 진술서를 첨부하여 공증(인증)하는 경우 신뢰도를 높일 수 있음
- 유언공증 시 유언자가 공증사무소에 출석하지 못하는 경우 분쟁을 예방할 수 있음
예) 상장주식회사, 재개발조합, 재건축조합, 사단법인 등
주주총회에 공증변호사가 반드시 출장하여 참여를 해야하는가
공증인이 추후에 의사록만 제공받아 공증하기 위해서는, 의사록에 기명날인한 임원 및 출석한 모든 주주들의 위임장을 일일이 받아야 합니다. 이러한 번거로움 때문에 거의 모든 주주총회에 공증변호사가 출장공증 형태로 직접 참여하는 것입니다.
법무법인 한미 공증팀의 강점
- 법무법인 한미는 30년 안팎의 경력을 가진 변호사들로 구성된 로펌으로, 최상의 전문 공증서비스를 제공하고 있습니다.
- 신속하고 정확하며 친절한 응대로 다수의 소개 고객 및 고객사를 보유하고 있습니다.
- 사전 상담을 통해 불필요한 노고를 최소화하고 처음부터 마지막 절차까지 빈틈없이 지원합니다.
- 수수료는 공증인법에 따라 정해진 만큼만 징수하고 있습니다.(출장비 별도)
- 유언 공증, 의사록 공증을 위한 출장공증이 가능합니다.(출장지역 사전문의)
